intranetlife

Prendiamo un esempio, piccolo ma sufficiente a capire. Una delle funzioni più diffuse nelle intranet è la Rubrica on-line, l'elenco dei numeri di telefono e dei dati di contatto di tutti i dipendenti dell'azienda. E' una delle funzioni più semplici da attivare, e può essere perfezionata con il "Cerca Persone", un motore di ricerca che permette di trovare rapidamente l'interno di un qualunque collega, la sua funzione organizzativa di appartenenza o la sede di riferimento.

Quello che la Rubrica non fa è risolvere il problema di trovare l'informazione che serve per completare una attività, trovare un collega esperto di una certa disciplina o di un certo prodotto, rintracciare un documento in una determinata versione ricevuta o inviata nei giorni precedenti. Con la Rubrica trovi le persone, ma se non sai chi cercare, risulta inutile.

Apparentemente la Rubrica facilita i contatti tra le persone. In realtà risolve solo il problema di non dover ridistribuire l'agenda cartacea a ogni modifica. E' un insieme di dati: non dice nulla delle persone che ci stanno dietro e non favorisce il mutuo riconoscimento tra persone che fanno lo stesso mestiere, che hanno gli stessi interessi o gli stessi problemi. Non crea un tessuto connettivo nell'organizzazione - condizione indispensabile perché ognuno possa imparare a lavorare meglio attraverso l'interazione continua con i colleghi.

L'esistenza della Rubrica sull'intranet è un'evidenza in più del fatto che le intranet, nel migliore dei casi, sono impostate sui dati e non sulle persone. Allo stesso modo ci sono altre applicazioni intranet per la gestione di dati sui clienti, sui progetti, sui fornitori e applicazioni per richiedere le ferie, l'autorizzazione per le trasferte, l'approvazione della nota spese... Dati, non persone.

Quante volte, cercando un'informazione per noi vitale, ci chiediamo: "Dove potrebbe essere? Sono sicuro di aver visto quel documento da qualche parte, ma quando? E da chi l'ho ricevuto?". Oppure: "Chi me l'ha detto? Dove eravamo quando l'abbiamo sentita per la prima volta?". Possiamo perdere dai 5 ai 60 minuti al giorno solo nella ricerca di informazioni.

Ma come cambierebbe la situazione se la Rubrica diventasse il punto di raccordo di tutte le attività, relazioni, informazioni con cui una persona interagisce nello svolgimento del proprio lavoro quotidiano!

Questo approccio è un punto di svolta fondamentale, perché focalizza l'attenzione sulla persona e non sul dato. Certo, è importante portare a galla e rendere accessibili i dati presenti negli archivi delle applicazioni aziendali; guai se non lo fossero. Ma il vero valore si ha quando la circolazione delle informazioni disponibili avviene attraverso le relazioni tra le persone. Garantisce una comprensione dei dati molto superiore, perché condivisa.