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Prendiamo un documento word. In genere ha una struttura fatta di capitoli, paragrafi, tabelle, immagini, note a piè pagina; la struttura è riepilogata nell'indice generale, nell'indice delle figure e delle tabelle; potrebbe avere anche l'indice dei nomi e la bibliografia.

Il documento word è memorizzato in un file. La sua struttura interna ha un significato solo se apriamo il file o lo stampiamo. Dall'esterno non sappiamo nulla del suo contenuto.

Osservando l'elenco dei file presenti in una cartella (attraverso Visualizza>Dettagli), di ogni documento sappiamo solo il nome del file, la dimensione, il tipo e la data di ultima modifica. Un po' poco per sapere esattamente di cosa si tratta e se è il documento che stiamo cercando. Dobbiamo fare affidamento al buon cuore di chi ha dato il nome al file e sperare che anziché "prlg2plus.pdf" lo abbia chiamato "OffertaXYZv2.pdf". Oppure dobbiamo confidare nella nostra memoria.

Ora procediamo per gradi, perché la questione del "contenuto intelligente" ha due aspetti.

Innanzitutto i metadati, ovvero i dati che spiegano altri dati, le informazioni che si aggiungono a un oggetto per spiegare meglio di cosa si tratta.

In Word, come in Excel e in PowerPoint, è possibile assegnare delle Proprietà a un documento (File>Proprietà): i metadati, appunto.
Visualizzando i contenuti di una cartella con i loro Dettagli, anche le informazioni che vediamo nelle colonne sono "metadati": la data di modifica, la dimensione, il tipo. Cliccando con il tasto destro sulla riga grigia dove c'è scritto Nome, Dimensione, ecc. si apre una tendina che permette di selezionare altre colonne da mostrare nell'elenco. Tra queste colonne ci sono Autore, Categoria, Titolo, Numero pagine e cliccando su "Altro..." l'elenco si allunga.

Che significa? Che compilando correttamente le proprietà di un documento e mostrandole nell'elenco dei Dettagli, anche dall'esterno, cioè senza aprire il file, possiamo sapere molte più cose su quell'oggetto, che inizia così a diventare più "intelligente", cioè a "portarsi dietro" informazioni che lo rendono più trovabile.

Il secondo aspetto del contenuto intelligente è la struttura. Tornando al nostro documento word, quello che proprio non riusciamo a cogliere dall'esterno è la sua struttura interna, il fatto per esempio che abbia un indice dei contenuti, un capitolo 1, un paragrafo 2.4, ecc.; non sappiamo il titolo del capitolo 1; non sappiamo il contenuto dell'immagine 3.1. E così via. In pratica dobbiamo fidarci della nostra memoria e riaprire il file per scorrerne le pagine. Se poi non lo abbiamo fatto noi...

Se potessimo "catalogare" i singoli frammenti di informazione che compongono il documento, e ciascuno con i suoi metadati, si aprirebbero orizzonti mozzafiato! Ma cosa vuol dire catalogare i frammenti di informazione?

Qui ci soccorre l'XML. Per capire di cosa si parla, se dalla home page di questo blog clicchi, in basso nella colonna a destra, il badge con scritto "RSS-2.0" e poi tasto destro e "Visualizza sorgente pagina", compare la struttura XML del flusso RSS di questo blog, cioè le informazioni che dicono "come è fatto" il documento con il quale io aggiorno i miei lettori sull'ultimo post che ho pubblicato. Vedresti quindi questa pagina:

C'è scritto, per esempio, "< category >Web Writing< / category >"; questa informazione consentirebbe a chiunque riceva gli aggiornamenti via RSS di "tirare fuori" solo i post che parlano di Web writing e tralasciare il resto. E questo senza venire su questo sito - cioè, per continuare con l'esempio, senza aprire il documento.

In sintesi, se io potessi assegnare i metadati che mi servono a un documento e se potessi descriverne la struttura XML, potrei capire cosa contiene in dettaglio e come è fatto senza aprirlo. E potrei riutilizzare i suoi pezzi tutte le volte che mi servono.