intranetlife

Ho già raccontato in modo sintetico cos'è il content management qui e qui. In sintesi, è l'insieme di strumenti software, processi interni, ruoli e standard che un'organizzazione predispone affinché le informazioni e i documenti prodotti quotidianamente dalle persone possano essere gestiti, distribuiti, archiviati per essere usati da chiunque in azienda, in diversi contesti e per diverse finalità.

Se "applicato" su tutto il materiale informativo e documentale che circola in azienda, viene denominato Enterprise Content Management. Se "applicato" sul materiale pubblicato su un sito web, viene denominato Web Content Management. Senza voler sofisticare, tra amici, in entrambi i casi è denominato content management e lo strumento software è chiamato content management system (lo stesso software che uso per questo blog rientra in questa categoria).

Bene. Quindi la gestione dei contenuti è la pratica mediante la quale un ambiente intranet viene arricchito e mantenuto aggiornato con le informazioni e i documenti che riguardano il lavoro delle persone. Esempi di contenuto sono: le comunicazioni interne, la rassegna stampa, il trend delle vendite, le lamentele dei clienti, i materiali della prossima campagna marketing, la scheda tecnica dell'ultimo prodotto, e così via.

La loro disponibilità sull'intranet, fatti salvi i vincoli di riservatezza di talune informazioni, garantisce il fluire della conoscenza in azienda, ovvero, con parole più semplici, crea le condizioni affinché tutti abbiano le informazioni necessarie per lavorare al meglio e contribuire così alla crescita dell'azienda.

Perché questo sia possibile è fondamentale che l'aggiornamento del contenuto intranet diventi un fatto normale, come è normale ogni mattina aprire Outlook e controllare la posta, oppure strisciare il badge uscendo per il pranzo, o ancora salvare un documento d'offerta in un'apposita cartella del server.

"Normale" significa che diventa un'operazione implicita al modo di lavorare della persona. Per esempio, è stato definito il materiale per la prossima campagna marketing? Si pubblica tutto il materiale promozionale in intranet e si scrive una breve news che informa i colleghi sugli obiettivi e il motivo che ha ispirato una certa scelta comunicativa. Al termine della campagna si prepara un resoconto sui risultati? Perché non comunicarli a tutti i colleghi? E perché non farlo sull'intranet, invece di impazzire a sintetizzare il tutto in una mail?

In breve: è chiaro che il modello di intranet attuale non è più sostenibile o non lo sarà ancora per molto (altra conclusione di Jane). Ma soprattutto è chiaro che la discussione sull'enterprise 2.0 resterà sempre una discussione tra "addetti ai lavori" fino a quando, anche mantenendo le tecnologie attuali, non verranno adottate e sostenute politiche di gestione che "forzano" comportamenti "a valore aggiunto".