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In modo sintetico i passi salienti per la pianificazione del progetto sono:

1. creazione dei milestone - in generale sono eventi significativi del progetto, come la conclusione di un'attività, il raggiungimento di un obiettivo intermedio, la chiusura di una tranche di fatturazione. Per questo progetto ho legato i milestone alla consegna dei deliverable

2. definizione delle attività per evadere ciascun milestone - ogni attività può essere scomposta in una lista di task necessarie per il suo completamento. Durante un progetto capita spesso di dover eseguire la stessa attività in più occasioni, ad esempio la verifica degli avanzamenti col cliente: è utile definire in anticipo le attività standard e la corrispondente lista di "todo", per poi richiamarle dove serve

3. assegnazione dei task ai membri del gruppo di progetto - sarebbe comodo poter assegnare a una persona un'intera attività con tutte le task ad essa associate, ma Basecamp non lo permette. Ogni singola task va assegnata manualmente alla persona

4. da ultimo occorre definire le categorie per i messaggi - per ora sto usando categorie del tipo "appuntamenti", "documenti", ecc... I messaggi formano una bacheca e possono essere singolarmente associati a milestone. La bacheca, oltre al normale ordine cronologico dei messaggi, può essere filtrata per milestone e quindi consultata per "argomento".

Alcuni nota bene:
* Evitare lo spam dei messaggi
Quando inserisco un messaggio o un commento, ho la facoltà di inviare un avviso via mail alle altre persone del gruppo. E' bene limitare la notifica soltanto alle persone che sono realmente interessate a quel messaggio per non "affaticare" tutti gli altri nella lettura di informazioni non indispensabili alle loro specifiche attività. In questo modo evito anche il "rigetto da bombardamento informativo".

* Mantenere la granularità dei messaggi
Avendo più cose da comunicare al gruppo di lavoro è opportuno scrivere un singolo messaggio per ogni argomento anziché un messaggio unico con tante comunicazioni. In questo modo si semplifica la ricerca, e le eventuali discussioni possono essere seguite in modo ordinato.

* Gestire le modifiche minori
Per le writeboard è possibile sia il salvataggio sulla "versione corrente" che la creazione di una nuova versione. Questa caratteristica è molto importante quando si lavora in più persone sullo stesso documento: è utile identificare le modifiche significative apportate da ciascuno senza essere distratti dalle semplici correzioni di errori di battitura.

Un'ultima osservazione. Sapete qual è la difficoltà maggiore? Resistere alla tentazione di mandare una mail al gruppo di lavoro invece di scrivere un messaggio in bacheca. E sapete qual è il danno maggiore? Non resistere a quella tentazione.