intranetlife

...ho maturato l'intenzione di liberarmi progressivamente da questa incombenza fastidiosa e soprattutto fonte inesauribile di problemi di comunicazione.

In breve ho deciso di:
1. gestire un progetto in partenza in questi giorni (il ridisegno di un sito web) con Basecamp
2. reindirizzare la gestione di un progetto attivo già da alcuni mesi, e particolarmente complesso, su Backpack
3. distribuire on-line documentazione e manuali utente attraverso l'uso di Confluence
4. riprendere l'uso di Diigo per archiviare spunti di lavoro, note, osservazioni sui materiali trovati in rete.

COME USERO' BASECAMP
La necessaria premessa è che:
- il gruppo di lavoro e il cliente del progetto sono dislocati in varie città italiane
- le scadenze sono come al solito molto ravvicinate
- le attività sono in alcuni momenti molto intrecciate
- vorrei ottenere la massima efficienza nel lavoro dei singoli.

Su Basecamp ho definito le scadenze (Milestones) e le attività (To-do), assegnandole ai partecipanti al progetto. Per le comunicazioni uso i messaggi in bacheca (Messages) mentre per gli appunti e i memo di lavoro uso la Writeboard.
Tutti i documenti del progetto redatti in word, ppt, xls o pdf sono invece archiviati (Files) in cartelle coerenti con le fasi del progetto.

Oggi ho fatto la prima intervista a un membro della direzione prendendo appunti direttamente sulla Writeboard. Oltre alla efficienza che deriva dal fatto di poter condividere immediatamente gli appunti, ottengo anche che, in tempo reale, posso ricevere osservazioni su quanto emerge nell'intervista e richieste di chiarimento da porre subito all'interlocutore, sempre che chi collabora con me sul progetto sia in quel momento on-line e disponibile a seguire lo sviluppo dell'intervista.
Ho aperto un diario su tumblr per raccontare questa esperienza giorno per giorno e seguire ogni sviluppo del progetto.

COME USERO' BACKPACK
Qui la situazione è un po' più complessa, perché devo riprendere una storia di documenti e di informazioni che risale a parecchi mesi fa: farò quindi un "punto zero" del progetto fotografando la situazione a fine agosto.

Tra le funzioni disponibili, la prima da attivare è sicuramente la creazione di pagine con allegati; la userò per fotografare lo stato delle singole iniziative e dei documenti di riferimento. Se mi servisse, potrei aggiungere una lista di cose da fare per proseguire il lavoro.

A seguire userò il calendario per le riunioni di tutti i gruppi di lavoro (oggi sono sei) - non credo che consenta di agganciare una "pagina" all'evento. Se così fosse si potrebbe anche predisporre la pagina di memo o di raccolta dei documenti utili o prodotti durante l'evento.

La funzione di reminder tramite SMS sembra molto utile, anche se nasconde il rischio di essere stra-usata per ricordare qualunque cosa - potrebbe diventare "la vendetta dell'email".

COME USERO' CONFLUENCE
L'obiettivo è quello di rendere accessibili, sempre e dovunque, e aggiornati in tempo reale rispetto alle modifiche procedurali o applicative, tutti i documenti necessari all'utente per apprendere le nuove modalità operative.

In questo caso il processo di adozione è più semplice: trasferirò le procedure organizzative e i manuali utente delle applicazioni che via via saranno rilasciate in un ambiente wiki. I passi procedurali e le maschere video saranno collegati in modo che l'utente apprenda in maniera integrata il processo e l'uso del software applicativo. Le varie opzioni di formattazione offerte da Confluence consentono un buon controllo della forma di presentazione dei contenuti.
Non darò l'accesso in modifica agli utenti, almeno per ora. In seguito potrebbero esserci uno o due utenti più "evoluti" che modificano i testi secondo le necessità. Darò invece accesso ai commenti sulle singole pagine.

Procedendo in questo modo, conto di risolvere il problema di dover distribuire settimanalmente e per i primi due mesi documenti pdf di 80-100 pagine a una decina di persone in tutta Italia.

Come campagna d'autunno non è male, fa rimpiangere la tranquilla piscina dell'albergo a Santa Cesarea Terme!

Quali ostacoli, o difficoltà, prevedo di incontrare? Innanzitutto la difficoltà delle persone, anche quelle più tecnologicamente avanzate, ad abbandonare la mail. Poi la difficoltà, anche mia, ad accettare e ricordare che i documenti dei progetti non sono sul mio pc ma in rete - non è facile rinunciare al senso di potere (o di sicurezza) data dall'avere i file sul proprio disco! Infine la naturale resistenza del cliente, soprattutto nei manager, a conformarsi a logiche nuove, diverse da quelle solite.

Ah, nulla di tutto questo è installato sul mio pc o sui server dei clienti: tutto è rigorosamente on-line!