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Il popolamento dei contenuti e' la fase in cui l'intranet da scatola vuota inizia a prendere forma con informazioni e documenti accessibili a tutti i dipendenti, in qualunque momento e da qualunque punto di accesso: dopo aver definito le aree e i tipi di contenuto da pubblicare, dopo aver raccolto o censito i documenti, l'avvio della redazione riserva sempre tante sorprese.

Quando tutto sembra a posto e destinato a risolversi in poche settimane di lavoro, ci si accorge che molti documenti ritenuti validi hanno bisogno di una revisione, alcuni sono in stato di bozza da mesi, altri sono da cestinare, altri ancora proprio non esistono.

In quei momenti si tocca con mano quante informazioni obsolete o in generale poco attendibili siano in circolazione nei nostri uffici: tutte informazioni su cui le persone contano per svolgere le proprie attivita', siano esse di business o legate alla vita aziendale di tutti i giorni.

Stupisce sempre vedere come nelle aziende le informazioni e i dati impiegati ogni giorno siano sempre non del tutto attendibili, come le persone si abituino a convivere con questa incertezza e come le aziende continuino ad operare grazie alla capacita' delle persone a trovare le contromisure adeguate all'incertezza informativa.

Prendiamo per esempio la rubrica interna: anche nelle aziende di piccole dimensioni, diciamo 50 dipendenti, essa contiene sempre almeno un errore, anche se e' stata aggiornata poco tempo prima. Oppure la lista dei clienti: ne manca sempre uno, oppure ce n'e' uno elencato per errore. E i moduli?
C'e' sempre un errore che era gia' stato discusso ma che nessuno ha corretto!

Accade in questa fase che le persone si accorgono di quanto il fenomeno sia esteso nella loro azienda: cio' che sembrava confinato in alcuni casi particolari, assume proporzioni vaste quanto l'intera organizzazione. La costruzione dell'intranet porta questo fenomeno alla luce del sole: e' un primo beneficio!

Ogni informazione sbagliata e' un costo e un rischio: un costo, dovuto alla ricerca del dato corretto ed alla correzione di quello sbagliato, e un rischio, per decisioni assunte o azioni intraprese su informazioni sbagliate. Dare una dimensione numerica a questi due fattori e' un primo elemento per valutare economicamente i benefici dell'intranet, il ROI.

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