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Il modo di lavorare negli ultimi anni e' cambiato radicalmente, e parte di questo cambiamento e' dovuto alla diffusione del web e all'utilizzo delle tecnologie internet nelle aziende.

Il primo e piu' importante fattore di cambiamento e' stata la posta elettronica che ha consentito alle persone di scambiarsi informazioni in modo rapido, semplice e poco invasivo. Nel tempo la sua semplicita' di utilizzo ha favorito un incremento significativo della quantita' di informazioni che ciascuno di noi deve gestire quotidianamente.

L'uso indiscriminato della mail ha provocato una tale abitudine ai limiti dell'assuefazione per cui da un lato i messaggi importanti rischiano di restare nascosti in mezzo a quantita' inverosimili di mail inutili e di essere cancellati per errore, mentre dall'altro se restiamo per qualche ora senza ricevere messaggi email abbiamo una sensazione di "disconnessione" dal mondo.

Oggi ci si manda una mail per tutto, dal "Ti chiamo dopo" al "Hai visto la mail che ti ho mandato prima?".

Per le organizzazioni la mail puo' rappresentare un costo notevole, il piu' delle volte nascosto. Lo strumento che consente alle persone di scambiarsi documenti e informazioni ha certo un costo tecnologico che e' ampiamente superato dai benefici dovuti alla cooperazione tra le le persone.

Basta pero' pensare:
* al numero di documenti scambiati in piu' versioni - si perde la cognizione di quale sia l'ultima versione e spesso di perdono alcuni contributi nel giro vorticoso di messaggi
* al numero di messaggi mail generati da una semplice discussione tra poche persone, nella quale tutte aggiungono una parte di informazioni
* al numero di mail mandate in copia conoscenza - spesso a scopo "auto-protettivo"
* al numero di risposte in "replay all"
per condividere una triste realta'. Spesso una parte significativa del tempo speso in ufficio e' dedicato a leggere le mail, rispondere e contro rispondere.

Quando lo scambio di informazioni tra piu' persone e' parte integrante del lavoro ed e' vitale per prendere decisioni basate sui fatti, quando il valore delle informazioni scambiate supera il ristretto spazio temporale della giornata e richiede una storicizzazione affinche' il dato di ieri arricchito del dato di oggi sia un valore anche per domani, allora in questi casi probabilmente la mail non e' l'applicazione piu' adatta. In questi casi il costo dovuto al suo utilizzo supera i vantaggi che porta.

in questi casi occorre cambiare approccio. Innanzitutto un bel corso sull'utilizzo della mail, quando usarla e quando no, come scrivere l'Oggetto della mail per comunicare subito un valore ai destinatari, come scrivere l'inizio e la fine in funzione del messaggio che si vuole comunicare, come salutare, ecc.

Poi occorre riconoscere gli ambiti operativi nei quali uno strumento diverso, ad esempio un wiki oppure un blog, possono essere piu' efficaci e avere il coraggio di perseguire una strada innovativa.

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