intranetlife

Mi e' capitato diverse volte all'avvio di un progetto intranet che qualcuno sull'onda dell'entusiasmo e spinto dal desiderio di favorire al massimo la condivisione delle scelte progettuali propone di aprire un forum e qualcun altro plaude alla ottima idea.

Regolarmente provo a glissare sperando che dopo qualche giorno la cosa passi nel dimenticatoio e assegno subito cose da fare nel tentativo di tenere tutti impegnati su altro, ma il tarlo continua a lavorare e immancabilmente mi trovo tra i piedi un forum.

L'esperienza mi ha anche insegnato a non preoccuparmi piu' di tanto: tempo due o tre settimane il forum e' defunto. L'iniziale entusiasmo lascia il terreno alle incombenze di tutti i giorni e dopo i primi messaggi di benvenuto, una domanda e due risposte tutti riconoscono che "sarebbe utile ma ci sono sempre tante cose fare che manca il tempo per leggere anche il forum".

Anche per questo motivo ho molte ritrosie a proporre il forum come componente dell'intranet sin dal primo rilascio, tranne che in casi molto particolari ed attivando un processo di gestione.

E gestire un forum non e' cosi' semplice come sembra: non basta attivarlo perche' le persone vi partecipino. Funziona sulla Rete dove tra milioni di persone e' possibile l'aggregazione di un gruppo fortemente motivato sull'argomento del forum. Ma non in azienda, i numeri non lo permettono.

Secondo James Robertson due sono i fattori critici di successo:
1. motivazione
2. senso di appartenenza

Il primo e' legato all'evidenza che la mia partecipazione al forum e' utile per il mio lavoro e contribuisce a definire o modificare le scelte dell'organizzazione o del gruppo.
Il secondo dice che senza fiducia tra le persone che partecipano al forum e verso le persone che possono leggere i messaggi, questo non ha possibilita' di successo.

Cosa ne deriva: che la gestione del forum e' in realta' la gestione delle persone.
Quali sono le regole?
1. nominare un gruppo di gestione
2. chiarire gli obiettivi e le regole di gestione
3. non cancellare i messaggi, se non in casi estremi
4. non bloccare le discussioni
5. periodicamente sintetizzare le discussioni e se necessario rilanciarle
6. trattare i suggerimenti e le critiche in modo trasparente.

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