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Il fatto e' che troppo spesso il ROI viene calcolato a priori come mezzo per convincere il management: si sparano benefici sconvolgenti e ROI strepitosi. Dopodiche', chi si arrischia a determinare il ROI effettivo, per scoprire che il tutto si e' risolto in una bolla di sapone, piena di costi ma vuota di ricavi?

Il ROI e' uno strumento di gestione, prima che di vendita, e come tutti gli strumenti ne vanno comprese le modalita' di utilizzo.

Gli elementi di costo derivano dagli investimenti per la realizzazione dell'intranet e possono essere ripartiti in:

* costi di avviamento
** software
** hardware
** infrastruttura
** servizi esterni
** tempo speso dalle risorse interne per il progetto
** materiali marketing
** costi organizzativi legati alla gestione del cambiamento

* costi di gestione
** intranet manager e intranet team
** autori e revisori dei contenuti
** mantenimento delle apparecchiature hardware, software e infrastrutturali

* costi di evoluzione
** miglioramento dell'esistente
** nuove intranet application
** integrazioni applicative.

L'unica voce di costo che non puo' essere calcolata ma solo stimata e' quella relativa alla gestione del cambiamento.

Gli elementi di ricavo derivano dalla valutazione economica associata a queste variabili:

* risparmio di costi diretti di carta, telefono e viaggi. Per esempio se il numero di pagine su carta ricevute mediamente da una persona in un anno e' pari a 500, determinando il costo della carta, della stampa, della distribuzione negli uffici periferici, supponendo che il 70% possa essere sostituito dalla pubblicazione in intranet, si calcola il risparmio complessivo sulla popolazione aziendale. Apparentemente e' un esercizio sterile, ma da' l'idea di un metodo che puo' essere replicato in tante altre circostanze in cui il guadagno e' anche piu' lampante

* risparmio di tempo delle persone per completare le attivita' assegnate, come risultato dell'accesso a informazioni che non erano raggiungibili oppure che lo erano con difficolta'. Si fa l'assunto che "maggiori informazioni e migliore accesso" = "minor tempo impegnato per svolgere le attivita'". Non e' un assunto generalizzabile, pero' e' certo che avere le informazioni che servono quando servono evita di impegnare il tempo nel cercarle

* incremento della produttivita' poiche' il tempo risparmiato nella ricerca delle informazioni puo' essere dedicato ad altre attivita' e tra queste, quelle fatturabili, quelle legate alla vendita, alla pre-vendita e alla post-vendita. Sembra una frase fatta, pero' avere piu' tempo da dedicare a pre-vendita o assistenza clienti, non e' forse "tempo produttivo", anche se non e' fatturabile?

Mentre i costi possono essere determinati con una certa precisione, i ricavi possono essere solo stimati e un elemento decisivo di questa stima e' il "buon senso" delle persone, se adottano un atteggiamento da venditori di saponette che promettono benefici strabilianti, oppure un atteggiamento realistico che prova a misurare voce per voce gli elementi di costo attuali e ne fornisce una proiezione a posteriori, dopo l'introduzione dell'intranet.

E' facile parlare del beneficio derivante dalla condivisione delle informazioni, anche perche' e' un beneficio evidente, piu' difficile e' dire quale vantaggio economico ne deriva.

E' una questione di metodo: costruire una fotografia dello stato attuale, stimare il cambiamento, verificarlo in atto. Ancora meglio se su un progetto pilota.

Si potrebbe dire che e' un metodo costoso, che aggiunge costi ad un progetto gia' oneroso. Ma la scelta e' tra: continuare a dissertare sull'intranet, i suoi vantaggi e i suoi costi, restando con il dubbio se veramente ne vale la pena, oppure metterla alla prova su un progetto pilota e basare le scelte future sui fatti e non sulle opinioni.

Suggerimento per la lettura: The Tao of ROI.

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