intranetlife

Step Two Design ha svolto nel 2004 un sondaggio on-line focalizzato sulle applicazioni intranet per la gestione delle rubriche telefoniche interne. Le 319 risposte ottenute mostrano che:
* l'89% delle intranet e' dotata di rubrica online
* nel 74% dei casi la rubrica e' utilizzata da frequentemente (35%) a molto frequentemente (39%)
* il 62% dei casi giudica la rubrica da importante (36%) a molto importante (26%) per il lavoro quotidiano
* solo il 5% ha 'misurato' i benefici ottenuti.

LA CRITICITA'

Nelle organizzazioni di grandi dimensioni (universita', ospedali e strutture sanitarie in genere, grandi aziende quali Alitalia o Trenitalia, pubblica amministrazione sia centrale che locale) e nelle piccole e medie organizzazioni caratterizzate dalla presenza di un numero elevato di persone che operano senza un contratto di lavoro dipendente (per esempio agenti, tecnici di assistenza, ecc.) e' frequente se non sistematica la difficolta' ad avere i riferimenti precisi di tutte le persone ed a mantenerli aggiornati. Spesso l'unico punto di riferimento e' la segreteria ed anche questa non sempre ha i dati corretti disponibili immediatamente. La modalita' di diffusione e' solitamente cartacea: il modo migliore per avere dati sempre non attendibili.

La rubrica non e' il semplice foglio excel che chiunque puo' scaricare dall'intranet sul proprio pc e poi stampare.

L'OPPORTUNITA'

La rubrica e' una applicazione accessibile on line sulla quale fare ricerche per nome, cognome, funzione, sede, ruolo, ... ed ottenere tutti i riferimenti della persona che vogliamo contattare.

Per essere utile deve contenere tutti i riferimenti delle persone:
* nome e cognome
* matricola
* foto
* telefono fisso e mobile aziendale
* mail
* funzione aziendale e ruolo
* sede di riferimento (con indirizzo, telefono, fax, mail segreteria)
* piano e stanza
* progetti aziendali seguiti
* hobby.

Gli aspetti da tenere in considerazione nell'implementazione sono:
* attivare solidi processi di aggiornamento e definire responsabilita' gestionali precise - nulla e' piu' disarmante e alla lunga deleterio che l'avere una rubrica inattendibile, ne va della attendibilita' della stessa intranet
* il motore di ricerca deve agire su pressoche' tutti i campi che compongono il profilo delle persone
* potrebbe essere estesa anche a tutti i collaboratori esterni.

Con il tempo puo' evolvere sino a costituire un vero e proprio archivio delle informazioni personali: angrafica estesa, competenze, curriculum, formazione.

Archiviato su Technorati: intranet