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I moduli nascono per rispondere all'esigenza di "dare ordine" ad alcune attivita' interne, dalla nota spese per le trasferte alla rendicontazione di visite ai clienti, dalla richiesta di ferie alla presa in carico di beni strumentali.

La prima introduzione e' abbastanza semplice, superato il periodo necessario affinche' tutti imparino come compilarli correttamente, e generalmente porta benefici legati alla semplificazione delle attivita' tipicamente per le funzioni di staff.

Con il tempo pero' se ne perde il controllo: viene inserito un campo, un modulo complesso viene suddiviso in due piu' semplici, nascono nuove attivita' di gestione, cambiano i riferimenti interni, non si e' mai sicuri di essere in possesso dell'ultima versione, ecc.

Senza contare che la compilazione manuale e' fonte di innumerevoli errori dovuti spesso alla superficialita' o alla fretta, errori che si traducono in un incremento spropositato dei costi di gestione, dal controllo del modulo alla correzione degli errori sino alla ricompilazione del modulo sotto dettatura, per telefono.

Nelle imprese certificate ISO 9000:2000 la situazione e' anche piu' complessa se pensiamo alle registrazioni della qualita' ed in generale alla necessita' di tenere evidenza dei passi procedurali documentati.

L'intranet fornisce l'occasione per risolvere alla radice questi problemi. Tanto per cominciare e' necessario che:
* tutti i moduli siano pubblicati on-line e facilmente accessibili
* siano eliminate tutte le copie cartacee
* ad ogni modulo siano abbinate le istruzioni di compilazione
* ad ogni modulo sia associata una breve descrizione dello specifico processo attivato
* il modulo possa essere scaricato in formato word o excel, compilato in elettronico ed inviato via mail
* gli staff adeguino l'operativita' interna di conseguenza (tanto per cominciare devono accettare la modulistica via mail)
* i controlli essenziali possano essere implementati nel modulo elettronico
* il destinatario del modulo sia una delle informazioni associate al modulo
* tutto questo possa avvenire anche quando sono a casa, o in albergo o da un cliente.

Quali sono i benefici? Tanti, ma riassumibili nella riduzione di costi dovuti al risparmio di tempo delle persone:
* si riducono i controlli perche' il modulo nasce formalmente corretto
* le persone usano la versione 'ufficiale', quindi non devono ricompilare il modulo e le attivita' in generale risultano piu' snelle
* la diffusione di una nuova versione e' immediata
* l'introduzione di un nuovo modulo e' semplice
* aumenta la trasparenza interna sui processi e le persone avranno meno necessita' di contattare gli staff per chiedere informazioni - entrambi quadagnano tempo.

E se questo miglioramento non basta, si puo' sempre rendere ogni modulo compilabile come form on-line sull'intranet.

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