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Diamo valore 100 ad un documento cartaceo che abbiamo in mano (e che ovviamente ci interessa).
Nel momento in cui lo archiviamo in un faldone di documenti il suo valore cala, diciamo 80, se in testa al faldone c'e' l'indice del contenuto, 40 o 50 altrimenti.
Se teniamo il documento sulla scrivania, il suo valore resta invariato, 100, a patto che sia il primo della pila. Viceversa piu' "scende verso il basso", piu' perde di valore.
Mettendo ordine sulla mia scrivania ho ritrovato documenti interessantissimi vecchi di piu' di due anni che non sapevo neppure di avere.

Cosa succede se il documento e' archiviato in elettronico? Nessun degrado fino a quando teniamo un collegamento sul desktop, crollo totale appena lo archiviamo in una cartella. Con il passare del tempo il nostro pc si trasforma in un involucro che nasconde un tesoro. Non a caso Google ha lanciato Google Desktop.

Se trasferiamo questo in ambito aziendale, otteniamo una enorme discarica di informazioni: le informazioni e i documenti ci sono, ma ogni persona ha sotto controllo (male) quelle che sono nel suo pc o nei suoi cassetti. Per le altre occorre "chiedere in giro", avviare "passaparola", sperare di trovare la persona giusta e sperare che questa abbia un minimo spirito collaborativo.

Diventa vitale, soprattutto per una organizzazione che basa il suo business sulla disponibilita' e l'accessibilita' di informazioni, organizzare i contenuti mediante tassonomie (ed altre tecnologie).
Secondo Laura Ramos di Forrester, due sono le urgenze principali:
- la necessita' di organizzare materiale elettronico, che giorno dopo giorno cresce a dismisura, per facilitarne il reperimento da parte degli utenti. Navigando la tassonomia, l'utente puo' indirizzarsi via via su insiemi informativi piu' o meno ampi e giungere piu' facilmente al risultato cercato
- la seconda deriva dal valore che si genera mettendo in relazione i contenuti. Il valore delle informazioni non e' una funzione lineare che cresce proporzionalmente al crescere della quantita' delle informazioni: mettere in relazioni tra loro le informazioni genera valore in modo esponenziale.

Quali sono i benefici?
- rende piu' efficiente ed efficace la ricerca ed evidenzia relazioni interne inattese
- consente l'utilizzo efficiente di tecnologie di Content Management e di Portale
- facilita la navigazione tra i contenuti e quindi migliora l'usabilita'
- facilita la collaborazione tra le persone perche' uniforma il vocabolario in uso nell'organizzazione
- incentiva le relazioni tra le persone attraverso la condivisione delle informazioni e dei documenti
- favorisce quindi le sinergie organizzative, valicando i confini tra dipartimenti, funzioni, sedi.

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